Eine Gehaltsabrechnung aus mehreren Jahren wiederzufinden, stellt ein konkretes Problem dar: Der frühere Arbeitgeber hat möglicherweise den Lohnabrechnungsdienstleister gewechselt, seine Türen geschlossen oder einfach das Dokument verloren. Arkevia, ein digitales Tresor entwickelt von Cegedim, bietet einen persönlichen Bereich, in dem die digitalisierten Gehaltsabrechnungen über einen sehr langen Zeitraum zugänglich bleiben.
Die Frage, die sich stellt, ist: Welche realen Garantien bietet dieser digitale Tresor, um alte Gehaltsabrechnungen wiederherzustellen, und welche Grenzen sind zu erwarten?
Auch interessant : Praktischer Leitfaden zur einfachen Wiederherstellung des Zugangs zu Ihrem Numericable-Webmail
Aufbewahrungsdauer und Portabilität des Arkevia-Tresors: Was die Vorschriften sagen
Die meisten konkurrierenden Artikel erwähnen eine langfristige Aufbewahrung, ohne dieses Versprechen mit dem rechtlichen Rahmen zu verknüpfen. Das Arbeitsgesetzbuch und die DSGVO verlangen, dass der MyArkevia-Bereich an den Arbeitnehmer und nicht an den Arbeitgeber gebunden bleibt. Konkret bleibt der Zugang zu den Gehaltsabrechnungen nach einem Ausscheiden, einer Umstrukturierung oder einem Wechsel des Dienstleisters erhalten.
Diese Portabilität verändert die Situation im Vergleich zu einer einfachen Unternehmensakte. Wenn ein Arbeitgeber sein Abonnement kündigt oder zu einem anderen Tool wechselt, behält der Arbeitnehmer seinen persönlichen Tresor und die bereits hinterlegten Dokumente.
Ergänzende Lektüre : Praktischer Leitfaden für eine einfache Online-Bestellung bei Auchan
Im Falle einer endgültigen Schließung des Dienstes sieht die gute Praxis nach der DSGVO vor, dass der Arbeitnehmer mindestens drei Monate vor der Einstellung informiert wird, mit der Möglichkeit eines Massendatenexports in einem strukturierten und gängigen Format. Zu wissen, wie man seine Gehaltsabrechnungen mit Arkevia wiederherstellt, setzt also voraus, regelmäßig zu überprüfen, ob die Kontakt-E-Mail-Adresse aktuell ist, da über diesen Kanal die Benachrichtigungen über Migration oder Schließung eintreffen.
| Situation | Zugang zum Arkevia-Tresor | Vom Arbeitnehmer erforderliche Aktion |
|---|---|---|
| Ausscheiden aus dem Unternehmen (Kündigung, Entlassung) | Beibehalten, an das persönliche Konto gebunden | Keine, gewohnte Verbindung über myarkevia.com |
| Wechsel des Lohnabrechnungsdienstleisters durch den Arbeitgeber | Bereits hinterlegte Dokumente bleiben zugänglich | Überprüfen, dass das neue Tool auch in Arkevia ablegt |
| Schließung des Arkevia-Dienstes | Massendatenexport vor der Einstellung angeboten | Alle Dokumente innerhalb der vorgegebenen Frist herunterladen |
| Verlust der Anmeldedaten | Wiederherstellung per E-Mail oder Rücksetzverfahren | Seine E-Mail-Adresse im Konto aktuell halten |
Anmeldung bei MyArkevia und Wiederherstellung von Abrechnungen: Häufige Blockaden
Das häufigste Szenario ist nicht der Verlust des Dokuments selbst, sondern die Unmöglichkeit, sich in seinen Bereich einzuloggen. Mehrere Situationen treten regelmäßig auf.
- Die bei der Erstellung des Kontos verwendete berufliche E-Mail-Adresse ist nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen nicht mehr aktiv. Wenn keine persönliche Adresse hinzugefügt wurde, schlägt das Rücksetzverfahren für das Passwort fehl.
- Der ursprüngliche Aktivierungscode, der vom Arbeitgeber beim ersten Einreichen der digitalisierten Abrechnung übermittelt wurde, ist verloren gegangen. Ohne diesen Code bleibt die erste Anmeldung blockiert.
- Der Arbeitgeber hat den digitalen Tresor für den betreffenden Arbeitnehmer nie aktiviert oder hat Arkevia inzwischen nicht mehr verwendet, was zu einem leeren oder nicht existierenden Konto führt.
Die persönliche E-Mail-Adresse, die mit dem Konto verbunden ist, ist der kritische Punkt jeder Wiederherstellungsversuch. Ohne sie dreht sich der Rücksetzprozess auf myarkevia.com im Kreis. Die einzige Alternative besteht darin, den Kundenservice von Cegedim zu kontaktieren und seine Identität nachzuweisen.
Gehaltsabrechnungen vor der Aktivierung des Tresors
Arkevia speichert nur die Abrechnungen, die vom Arbeitgeber nach der Aktivierung des Dienstes hinterlegt wurden. Gehaltsabrechnungen, die vor der Einführung der Digitalisierung ausgestellt wurden, werden nicht rückwirkend digitalisiert. Für diese älteren Dokumente muss die Anfrage direkt an den früheren Arbeitgeber oder seinen Insolvenzverwalter gerichtet werden, falls das Unternehmen geschlossen wurde.
Diese Einschränkung wird selten erwähnt und führt häufig zu Verwirrung: Ein Arkevia-Tresor zu haben, bedeutet nicht, dass die gesamte Gehaltsgeschichte dort enthalten ist.
Arkevia im Vergleich zu anderen digitalen Tresoren für Gehaltsabrechnungen
Der Markt für die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen beschränkt sich nicht auf Arkevia. Mehrere Lösungen existieren nebeneinander, mit bemerkenswerten Unterschieden in Bezug auf Portabilität und Verwaltung nach der Anstellung.
| Kriterium | Arkevia (Cegedim) | Digiposte (La Poste) | eDOCPerso |
|---|---|---|---|
| Bindung des Tresors | An den Arbeitnehmer | An den Arbeitnehmer | An den Arbeitnehmer |
| Zugang nach Ausscheiden aus dem Unternehmen | Ja, beibehalten | Ja, beibehalten | Ja, beibehalten |
| Speicherung persönlicher Dokumente (außer Gehaltsabrechnungen) | Ja | Ja (erweiterter Bereich) | Begrenzt auf HR-Dokumente |
| Benachrichtigung bei Migration oder Schließung | Vorhergesehen (3 Monate, gute DSGVO-Praxis) | Vorhergesehen | Variabel je nach Anbieter |
| Kosten für den Arbeitnehmer | Kostenlos | Kostenlos (Basisangebot) | Kostenlos |
Der Wahl des Tresors hängt jedoch nicht vom Arbeitnehmer, sondern vom Arbeitgeber ab. Der Arbeitnehmer erbt die Lösung, die sein Unternehmen gewählt hat. Der Wechsel von einem Job zum anderen kann daher bedeuten, zwischen mehreren verschiedenen digitalen Bereichen zu jonglieren, von denen jeder einen Teil der Historie aufbewahrt.
Seine Abrechnungen an einem einzigen Ort zentralisieren
Es gibt keine automatische Interkonnektivität zwischen Arkevia, Digiposte und eDOCPerso. Um seine Dokumente zu bündeln, besteht die einzige zuverlässige Methode darin, die Abrechnungen manuell aus jedem Tresor herunterzuladen und dann in einem sicheren persönlichen Bereich zu speichern. Diese Operation setzt voraus, dass man seine Zugänge auf jeder Plattform aktiv hält, was wieder zum Problem der Aktualisierung der Anmeldedaten führt.
Konkrete Vorsichtsmaßnahmen, um den Zugang zu seinen digitalisierten Gehaltsabrechnungen nicht zu verlieren
Eine persönliche E-Mail-Adresse bereits bei der ersten Anmeldung zu verknüpfen, bleibt die effektivste Maßnahme. Dieser Schritt dauert weniger als eine Minute und vermeidet die Mehrheit der Blockaden, die nach einem Jobwechsel auftreten.
Seine Gehaltsabrechnungen mindestens einmal im Jahr im PDF-Format herunterzuladen und dann auf einem separaten Medium (Festplatte, persönlicher Cloud) zu sichern, stellt eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme dar. Der gesicherte digitale Tresor ist nicht unfehlbar: Eine Schließung des Dienstes, selbst wenn sie vorhergesehen wird, kann einen unaufmerksamen Arbeitnehmer überraschen.
Jedes Jahr zu überprüfen, ob die Verbindung zu myarkevia.com funktioniert, ermöglicht es auch, einen möglichen Wechsel des Dienstleisters durch den Arbeitgeber zu erkennen. Wenn der neue Dienstleister Arkevia nicht mehr verwendet, werden die zukünftigen Abrechnungen dort nicht mehr hinterlegt, aber die alten bleiben zugänglich.
Die Wiederherstellung alter Gehaltsabrechnungen über einen digitalen Tresor beruht weniger auf der Technologie als auf einfachen Reflexen im Umgang mit seinen Zugängen. Eine aktuelle E-Mail, ein notiertes Passwort, ein jährlicher Download: drei Handlungen, die das Versprechen einer langfristigen Aufbewahrung tatsächlich umsetzbar machen.